Jak uniknąć błędów we współpracy z biurem rachunkowym?

Zmiany, które zawsze trzeba zgłaszać

Z perspektywy klienta pewne decyzje wydają się „czysto formalne” albo mało istotne. Dla księgowości często są to zmiany, które uruchamiają konkretne obowiązki wobec urzędów.

Najczęściej pomijane są:

• zmiana adresu zamieszkania lub prowadzenia działalności
• zmiana formy opodatkowania lub plan jej zmiany
• rozpoczęcie lub zakończenie współpracy z kontrahentami z zagranicy
• sprzedaż, zakup lub wycofanie składników majątku (np. samochodu)
• zatrudnienie pracownika lub zleceniobiorcy, nawet „na chwilę”
• rezygnacja z etatu lub podjęcie nowego
• rozszerzenie działalności

Problem nie polega na tym, że klient czegoś nie wie. Problem zaczyna się wtedy, gdy księgowy dowiaduje się o zmianie po fakcie, gdy termin zgłoszenia już minął.

Kupiłeś samochód, który samemu naprawiasz? Super, ale jeśli nie powiesz o tym księgowemu najprawdopodobniej uzna, że ten samochód używasz od razu po zakupie. Wprowadzi go do ewidencji środków trwałych i rozpocznie amortyzację. A prawidłowo powinno się to zrobić w momencie oddania do użytkowania. Co to oznacza? Że np. przez kilka miesięcy była naliczana amortyzacja a nie powinna być. Że wszystkie naprawy zostały wrzucone w koszty a powinny podnieść wartość środka trwałego i być poddane amortyzacji. Efekt? Kilka miesięcy do korekty i dopłaty do podatku dochodowego oraz składki zdrowotnej + odsetki.

ZUS nie domyśla się sam

ZUS jest szczególnie wrażliwy na brak aktualnych danych. Zmiana kodu ubezpieczenia, rozpoczęcie lub zakończenie ulgi, zawieszenie działalności, powrót po przerwie, zatrudnienie lub zwolnienie pracownika, osoby współpracującej— to wszystko wymaga konkretnych zgłoszeń i terminów liczonych w dniach, nie miesiącach.

Jeśli informacja trafia do księgowej tydzień później, pole manewru często jest bardzo ograniczone. A konsekwencje — niestety realne.

Pytania od księgowego to nie „czepianie się”

To jeden z najczęstszych punktów zapalnych. Klient myśli: „przecież wszystko wysłałem”. Księgowy dopytuje. I tu pojawia się irytacja.

Warto spojrzeć na to inaczej. Pytania:

• o cel zakupu
• o sposób wykorzystania
• o daty, zakres, charakter transakcji

nie są fanaberią. To próba prawidłowego zaklasyfikowania dokumentu i zabezpieczenia rozliczeń. Brak odpowiedzi albo odpowiedź zdawkowa często oznacza, że księgowy musi przyjąć najbardziej ostrożny wariant. A ten rzadko jest najkorzystniejszy dla klienta.

Czasami dodatkowe informacje/dokumenty są wprost wymagane z ustawy - tak np jest przy eksporcie, sprzedaży wysyłkowej czy imporcie.

„To drobiazg” — zwykle tylko z jednej strony

Dla przedsiębiorcy:

• „to tylko jedna faktura”
• „to była jednorazowa sprzedaż”
• „to na chwilę”

Dla księgowości:

• nowy obowiązek ewidencyjny
• inna stawka podatku
• ryzyko korekty
• zmiana sposobu rozliczenia

Tu nie chodzi o dramatyzowanie. Chodzi o świadomość, że skala biznesowa nie zawsze idzie w parze ze skalą skutków podatkowych.

Przykład? Sprzedajesz swój stary laptop na allegro osobie, która nie prowadzi działalności Czy wiesz, że musisz taką sprzedaż wykazać na kasie fiskalnej? I nie mu żadnego zwolnienia. Kolejny przykład to kiedy osoba korzystająca ze zwolnienia wystawi fakturę na jakiekolwiek usługi doradcze. Doradztwo ( w jakiejkolwiek materii) automatycznie oznacza rejestrację do VAT. Kupujesz usługi Google, Meta jako firma? Musisz rozliczyć VAT z tych transakcji. Księgowy otrzymuje dokumenty najczęściej w następnym miesiącu - jeśli dopiero wtedy dowie się o takich zdarzeniach, często konieczne są korekty i składanie wyjaśnień do urzędów.

Jak współpracować lepiej? Bardzo konkretnie

Dobra współpraca z biurem rachunkowym nie wymaga wiedzy podatkowej. Wymaga kilku prostych nawyków:

• informowania o planowanych zmianach zanim się wydarzą
• odpowiadania na pytania księgowego możliwie precyzyjnie i szybko
• zgłaszania wątpliwości, zamiast zakładania, że „jakoś to będzie”
• traktowania księgowości jak procesu ciągłego, a nie jednorazowej usługi

To działa w dwie strony. Im więcej rzetelnych informacji, tym mniej nerwowych korekt, dopłat i nieprzyjemnych niespodzianek.

Na koniec — rzecz ważna, ale rzadko mówiona wprost

Biuro rachunkowe nie ma dostępu do Twoich decyzji, rozmów i planów. Widzi tylko to, co dostanie na czas i w komplecie. Księgowy nie zawsze ma dostęp do dokumentów na bieżąco - często otrzymuje je z miesięcznym opóźnieniem. A wtedy często konieczne są korekty.

Jeśli coś poszło nie tak, warto najpierw zapytać: czy księgowy miał wszystkie potrzebne informacje?

W większości przypadków odpowiedź wiele wyjaśnia.